4 MOTIVOS PARA SEU ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA ADOTAR O OFFICE 365

Ser dono de um escritório de advocacia é sonho de muitos profissionais da área, uma vez que existe uma certa autonomia para gerir o seu próprio negócio e de implementar as próprias decisões sem precisar recorrer a hierarquia para realiza-las. Essa independência permite que os advogados tenham liberdade para autonomia de conquistar novos clientes e de trabalhar no ramo em que considerar adequado.  Além disso, ser um empreendedor em seu próprio escritório contribui para uma experiência profissional vista de um novo ângulo, com uma grande carga de aprendizado que se traduz em um diferencial de mercado.

Modernizar o seu escritório de advocacia é essencial para se destacar nesta área e ganhar o destaque merecido. A nuvem da Microsoft é a escolha perfeita para quem deseja modernizar-se e garantir que todos os dados sensíveis da empresa estejam seguros. Quer um exemplo?

A quantidade de arquivos dentro de um escritório é muito grande, afinal, são muitos processos a serem consultados e muitos materiais a serem estudados. Se os arquivos de sua empresa estiverem apenas em lugares físicos – arquivos, pen drives e servidores físicos –, você pode colocar muito trabalho a perder. A nuvem da Microsoft é segura e, por trás dela, existe um data center preparado para proteger com máxima eficiência os dados sensíveis das empresas.

Office 365 pode te atender perfeitamente nesse sentido: é o Office que você já conhece, só que na nuvem, que permite a você e a seus colaboradores acessarem o Excel, Word, PowerPoint a qualquer momento, de qualquer lugar. Se você estiver em campo, não perde mais oportunidades de negócio por conta de uma planilha que ficou no escritório: você tem tudo em mãos, facilmente editável, a um clique, seja no seu celular, tablet ou desktop.

Seus colaboradores também podem editar, ao mesmo tempo, a mesma planilha, aumentando a colaboração e a produtividade. O resultado? Menos tempo para finalizar um trabalho que, antigamente, levaria horas para ficar pronto.

Para os que já conhecem outras soluções parecidas no mercado, atentem-se para os diferenciais inovadores:

1 – INTEGRAÇÃO E COMPATIBILIDADE

Você já tentou aplicar alguma fórmula do Excel ou comando em outra ferramenta online que não era compatível? Com o Office 365 você não tem esse tipo de problema. As ferramentas foram estruturadas para atuar de forma integrada entre si e todos os principais softwares da Microsoft como Excel, Word, Power Point, incluindo o Outlook com um e-mail personalizado e recursos eficiente para a sua empresa;

Aplicações presente no Office 365

Este nível de integração também de estende aos servidores que o pacote oferece (como SharePoint, Exchange, Skype for Business/Teams, Yammer, dentre outros). Você não precisa pagar desenvolvedor para integrar os módulos nem acabar fazendo uma “colcha de retalhos” pois as aplicações já são todas, nativamente, integradas.

2 – SEGURANÇA E CONFORMIDADE DE DADOS

Sabemos que muitas empresas têm adotado a computação em nuvem para aumentarem sua produtividade e otimizar seus processos de negócios. Por este motivo, é fundamental que o fornecedor de nuvem tenha comprometimento com a segurança e compliance dos dados na plataforma.

A Microsoft leva muito a sério este assunto e por isso segue padrões rígidos de segurança em seus data centers. O Office 365 atende uma série de padrões de segurança, como por exemplo: ISO/IEC 27018, que proíbe o uso de informações pessoais para fins de publicidade, ISO 27001 que é a norma padrão para gestão da segurança da informação, cláusulas Modelo da UE,  HIPAA e Federal Information Security Management Act.

 

Central de Conformidade e Segurança do Office 365

Além de todos esses padrões de segurança, a Microsoft disponibilizou uma série de recursos corporativos no Office 365  para que profissionais advogados e escritórios de advocacia possam atender aos mais altos padrões de conformidade:

  • Proteção de informações confidenciais com RMS que criptografa documentos sensíveis da empresa;
  • Prevenção contra vazamento de informações sigilosas com DLP
  • Processos de descoberta eletrônica de informações para litígio e investigação civil
  • Gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos da empresa
  • Políticas de gerenciamento de informações
  • Regras de transporte de e-mail evitando o envio de informações de confidenciais ou conteúdo improprio
  • Logs de auditoria

3 – MOBILIDADE DO SEU ESCRITÓRIO

Sem tempo para uma reunião presencial ou teve um imprevisto de última hora? Com o melhor do Skype for Business e do Teams você se conecta por meio de mensagens instantâneas, conferência de áudio, vídeo e acompanhamento de apresentações no PowerPoint. Tudo online, como nos filmes futuristas de poucos anos atrás.

É muito comum que advogados estejam mais tempo fora do escritório do que dentro. Por isso é importante que eles continuem tendo acesso a seu e-mail corporativo, documentos e informações que teriam acesso se estivessem em suas mesas.

 

Skype for Business

Os benefícios das reuniões online proporcionam ao advogado uma otimização de toda sua logística e economiza dinheiro pois se conecta com qualquer colaborador, cliente, parceiro de negócios ou fornecedor através da internet com o Skype for Business e com o Teams, reduzindo seus custos com despesas de viagens (combustível, táxi/Uber, reservas em hotéis, passagens aéreas, etc.).

Nesse tipo de reunião a experiência é muito semelhante à uma reunião presencial. Acompanhe as possibilidades:

  • Suporte à Windows, Mac e dispositivos móveis (iOS e Android)
  • Reuniões online com capacidade para até 250 pessoas por sala
  • Chamadas de voz com áudio criptografado
  • Videoconferências em alta definição HD
  • Agendamento de reuniões online via Outlook
  • Compartilhamento de tela, programas e apresentações do PowerPoint
  • Acesso remoto entre participantes
  • Mensagens instantâneas
  • Gravação de reuniões para posterior consulta
  • Acesso de convidado sem necessidade de instalação de software
  • Área de arquivos compartilhados para todos acessarem
  • Ferramenta de votação para levantamento rápido de informações
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Reunião Online com Skype for Business

Através do Office 365 para smartphones e tablets, os advogados conseguem acessar seus documentos armazenados no Sharepoint Online ou no OneDrive corporativo, ter acesso a seus e-mails, conversar com seus colegas de trabalho e parceiros através do Skype for Business ou Teams, além de acesso a outras ferramentas de praticamente qualquer lugar.

 

Aplicações móveis do Office 365

4 – COLABORAÇÃO E ARMAZENAMENTO

Na área jurídica, é muito comum a necessidade de se ter vários profissionais trabalhando em um mesmo documento ao mesmo tempo. Em um mesmo processo podemos ter mais de um advogado envolvido.

Já se pegou fazendo alguma destas perguntas abaixo:

  • Como controlar as várias versões de um mesmo documento que vão sendo criadas ao longo do tempo?
  • Como saber o que, exatamente, cada um alterou no documento?
  • Como manter um fluxo de trabalho produtivo com arquivos de processos vindos do tribunal ou com as petições geradas?
  • Como implementar o seu GED (Gestão Eletrônica Documental) de forma efetiva e eficaz com uma ferramenta robusta e intuitiva que me proporcione um bom armazenamento, organização e busca de documentos?
  • Com engajar meu escritório colaborando com minhas equipes em um espaço de trabalho colaborativo e controlado?

A resposta para esta pergunta é uma só: Microsoft SharePoint!

O SharePoint capacita o trabalho em equipe com sites de equipe produtivos e dinâmicos para cada equipe de projeto, departamento e divisão. Compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos. Personalize o site para simplificar o trabalho da equipe. Colabore de forma fácil e segura com membros da equipe dentro e fora da organização, em PCs, Macs e dispositivos móveis.

Funciona como um Pen Drive virtual de 1 TB de armazenamento.você não precisa mais salvar seus arquivos na área de trabalho. Tenha uma cópia de segurança das suas planilhas com possibilidade de compartilhar para atualização simultânea.

Com o SharePoint seu escritório pode dizer adeus às pilhas de papéis e começar a trabalhar de forma digital com processos, petições e demais documentos digitalizados e indexados na plataforma para uma eficiente
busca eletrônica e recuperação de arquivos.

Otimize processos de negócios orientados que utilizam papel para Microsoft SharePoint e entregue os documentos e metadados para compartilhamento e acesso por todos os colaboradores da empresa.

Gostou?

Caso você seja um advogado ou está a frente de um escritório de advocacia e quer testar, gratuitamente, esta plataforma com todas estas opções por 30 dias, mande um e-mail para contato@markpro.com.br que agendamos uma demonstração e providenciamos uma conta de testes.

COMO ARMAZENAR E COMPARTILHAR ARQUIVOS COM FILIAIS

O crescimento de um empreendimento sempre traz consigo novos desafios. Uma questão que incomoda e gera insegurança para muitas empresas nestes momentos de transição é: como armazenar e compartilhar arquivos com filiais, funcionários remotos e correspondentes com segurança e agilidade?

Em tempos em que a transferência de arquivos parece tão facilmente possível via e-mail, dispositivos de armazenamento externos (Pendrives, HD Externos) e provedores de serviços de nuvem, elaborámos este artigo para esclarecer a importância de se utilizar uma única solução corporativa para realizar a gestão sobre esses arquivos que são armazenados e compartilhados, garantido autonomia, mobilidade, e, principalmente, a segurança de suas informações. Confira!

NUVEM CORPORATIVA

Armazenar arquivos confidenciais em seu computador é muito mais conveniente do que acumular pilhas de papéis em armários de arquivamento. Empresas em todo o mundo estão testemunhando uma enxurrada de novos serviços de computação em nuvem entrando no mercado. Embora essas ofertas estejam facilitando o engajamento e o acesso de quase todos, é importante destacar que muitas dessas soluções foram desenvolvidas para o ambiente doméstico. Por isso, faz-se necessário a escolha de um serviço de nuvem corporativo, dedicado às reais necessidades e objetivos de negócios.
Como resultado, as empresas têm maior agilidade e gerenciamento e podem armazenar e compartilhar arquivos com filiais com mais eficiência e segurança; seja entre funcionários ou fornecedores. Pois, ao contrário do servidor físico, a nuvem pode ser usada em sistema de escalabilidade. Isso significa que ela acompanha o crescimento da empresa, de acordo com o ritmo e espaço necessário. Suas vantagens e benefícios são acessíveis e adaptáveis para qualquer ramo de atuação.

A facilidade de acesso também é um fator que reflete de imediato no aumento da produtividade. Com todos os dados e informações salvos na nuvem e alocados em um data center, basta ter conexão com a internet, login e senha para acessar os dados necessários e desenvolver suas atividades. Outro ponto positivo é em relação ao backup de dados. Nesse formato, todos os arquivos são sincronizados da máquina diretamente para a rede, de modo automático. E, desta forma, o volume de dados gerados entre os setores e filiais podem ser gerenciados a distância e online, sem a necessidade de se utilizar pendrives ou hd’s externos.

ARMAZENAR E COMPARTILHAR ARQUIVOS COM FILIAIS UTILIZANDO O VBOX!

Foi justamente pensando na necessidade das empresas que a Markpro Tecnologia Inteligente, empresa brasileira de TI com 15 anos de mercado e centenas de clientes corporativos, desenvolveu o vBox – uma alternativa corporativa dentre as opções mais populares do mercado. Além de oferecer as características que todos já conhecem – sincronização de arquivos entre dispositivos, compartilhamento através de permissão de acesso ou link de downloads – o vBox possui políticas de armazenamento, acesso seguro e rápido e permite colaboração entre as equipes e clientes, com suporte com especialistas, datacenter no Brasil e possibilita que você possa gerar relatórios de acessos dos usuários.

A flexibilidade do vBox facilita a rotina de empresas desde usos mais simples – como a transferência de arquivos pesados, que era feita via FTP para evitar complicações com anexos de e-mail – até necessidades mais complexas, como, por exemplo, substituir totalmente um servidor de arquivos físico para uma plataforma em nuvem totalmente gerenciável

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